Nonostante i CMS non siano stati concepiti per il WEB, oggi il loro utilizzo più difusso è rivolto alla gestione di siti web, sopratutto se sono di grandi dimensioni e richiedono un frequente aggiornamento. Una delle applicazioni più utili dei sistemi WCMS, infatti, è nella gestione dei portali (intranet, extranet, community, siti di e-commerce ecc...), dove vengono impiegati come strumento di gestione flessibile e multiutente. Ad esempio gestioni di contenuti testuali (notizie, articoli ecc..), link, immagini, liste di discussione, forum, materiale scaricabile, social.

I WCMS consentono di definire utenti, gruppi e diritti in modo da poter permettere una distribuzione del lavoro tra più persone. Per esempio, è possibile definire una classe di utenti abilitati esclusivamente all'inserimento delle notizie, mentre si può riservare la scrittura di articoli ad un altro gruppo, e limitare tutti gli altri alla sola consultazione.

L'introduzione di un web content management system è una scelta strategica delle aziende, che generano la maggior parte dei volumi di affari in internet, ma in proporzione diversa, è molto importante per il libero professionista che vuole utilizzare il medium internet per farsi conoscere.

Un CMS permette di aggiornare un sito internet dinamico, anche molto grande, senza la necessita di scrivere una riga in HTML e senza conoscere linguaggi di programmazione lato server o sviluppare un apposito database. L'aspetto esteriore delle pagine può essere personalizzato scegliendo uno stile appositamente progettato per un determinato CMS.