La funzione principale dell'ufficio stampa  è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dal cliente verso gli organi di informazione.

I suoi principali interlocutori sono i mass media: quotidiani, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.

L’ufficio stampa svolge molteplici attività quali: organizzare la raccolta e l’archiviazione della documentazione di base inerente l’organizzazione (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo, informazioni sui prodotti o servizi erogati, biografie, foto e immagini, video, ecc.), la creazione di rassegne stampa, l' elaborazione dossier tematici, verificare fonti, notizie, riferimenti allattività e reperire documentazione. curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa,individuare i punti di forza dell’organizzazione utili alla promozione della stessa. In un mondo in cui la comunicazione è forse importante quanto il prodotto, l'ufficio stampa diventa uno strumento necessario per personaggi pubblici, associazioni, aziende.